用途により違いが出るプリンターレンタルのメリット・デメリット

プリンター レンタル会社がありますが、利用する際には慎重に決める必要性があります。例えばリースを利用する方法や、自社所有物として購入する方法などもあり、導入する方法だけではなく、料金との兼ね合いも重要になるので、プリンター レンタルを利用することを検討しているのであれば、メリットだけではなく、デメリットになることも事前に確認をしておくことは推奨できます。その結果、最適な判断をする方法で会社にとって後に後悔することも無くせます。

プリンターのレンタルとリースとの違い

プリンター レンタルを検討している会社の中には、リースと比較をすることは良くあることです。この2つの導入方法には明確な違いというものがあり、まずはレンタルの場合は最短で1日単位で借りることができる専門会社があれば、1ヵ月単位で利用することができるプランが多い傾向にあります。リースの場合は年単位で利用することを前提にしており、通常では3年間や5年間など予め契約時に決めた年数を借りる方法です。レンタルの場合は使用することができるコピー機は中古品になることが圧倒的に多く、レンタル商品故に選べる機種は増やしているものの、導入したい機種が無ければ指定することはできません。リースの方は新品で導入できることが前提にあり、機種選びも自由自在に行える専門会社も多数あります。共通していることは印刷枚数による料金の変動制を導入している専門会社があり、枚数が多ければ追加料金が発生する可能性があることをあげられますが、全てをフリーにしている専門会社も実在しています。

プリンター レンタルの会社選びの比較ポイント

プリンター レンタルの会社を利用する際には、インターネット上から検索することで会社の所在地に対応している複数の専門会社のホームページを探せます。契約を結ぶ前には入念な比較検討をする必要性はあり、まずは利用期間について調べてみることは必須です。もしも3日間や1週間など何かしらのイベント会場で短期利用を目的にしているのであれば、1日単位で貸し出し可能としている専門会社から選ぶことが最適になります。1ヵ月以上の利用が必要であれば、多くの専門会社で月単位のプランを用意しているので、選べる専門会社の数は増えますが、比較検討するにはコピー機と月額料金を調べることが大切です。例えば月額4,000円で貸し出しを行っている会社があれば、同等機種を3,500円で貸し出している会社もあります。1か月の利用だけでは大きな差額ではありませんが、6か月間借りるとすると3,000円の差額が出てしまうので、少しでも経費を最小限にしたい会社であれば、当然ながらリーズナブルな専門会社を探すことが必須です。

概ね3年未満であればプリンター レンタルの方がお得

プリンター レンタルとリースで迷っている会社の担当者は、コピー機を利用する年数で考えることが最善策になります。通常では会社のオフィスで利用するコピー機は3年契約や5年契約のリースが多いものですが、3年未満の利用でその後は不透明と考えるのであれば、プリンター レンタルの方がお得です。お得さはもちろん支払うトータル料金が該当しており、レンタルの方が月額利用料金は高めになり、逆にリースの場合は安めになります。これだけを比較するとリースの方がお得に感じますが、5年のリース契約を利用したとして、2年半程度で解約をするような場合、解除金の支払いが義務としていることが多いので、多額の請求が来てしまう可能性があります。レンタルの場合では、最初から短期間の契約になることや、途中解約をすることも自由としている専門会社が多く、違約金や解除金も一切発生しないことになるので、3年未満でコピー機を借りることが分かっていれば、圧倒的にレンタルの方がお得と考えられます。

プリンター レンタル会社のサービスも確認すべき項目

インターネットから探せば、数多くのプリンター レンタルの専門会社を探せますが、利用期間と借りたいコピー機、月額利用料金などを比較検討して最適な会社選びをすることで失敗は防げます。ところがコピー機の場合では、専門会社のサービスも確認する必要性があり、特に単発で使用するような用途では、ホームページ上で申し込みをしたとしても、使う場所まで搬入作業を行うサービスと、コピー機の使い方をレクチャーするサービスがあれば一応は万全です。使用中にトラブルが発生してしまっても、駆け付けスピードが速い会社や、代替機を使えるサービスも大切になります。他にもイベント会場などで利用をする目的の場合、会場自体もレンタルしていることになるので、イベントの終了後には速やかに機材類を撤去することが必須です。プリンター レンタルの専門会社の中には、約束の日時に撤去作業もスムーズに行うサービスを付けている会社もあるので、ホームページからサービス内容を確認しておくことは欠かせません。

選ぶ機種により料金は大きく変動

プリンター レンタルを利用する際には、インターネットから最適に感じる会社のホームページから申し込みをすることが基本になります。借りるコピー機に関して月額利用料金は機種により大きく異なっているので、まずは会社内で利用する目的を明確にすることが必要になります。例えばモノクロレーザーのコピー機の場合3,500円程度から8,000円程度の月額利用料金になりますが、インクジェットプリンターの場合4,500円程度から9,000円程度が多い傾向にあります。更に上のランクの半導体レーザープリンターの場合では6,000円程度から10,000円、大型複合機であれば15,000円から30,000円程度になることが多く、かなりの差額が生じていることになります。機種選定ではモノクロとカラーの違いだけではなく印刷スピードや利用できる用紙の最大サイズ、無線LAN対応かどうかなども重要になるので、慎重に選び出すには数多くの条件を最初に決めておくことが最善策です。

プリンター レンタルのメリットとデメリット

プリンター レンタルを利用することで感じる最大のメリットは、短期間でも借りることを可能にしていることをあげられます。1日でも貸し出している専門会社があることで、イベント時や大量に印刷物を作り出す際には非常に向いている方法です。法人だけではなく個人の方でも利用できるメリットもあり、個人の方が販売用グッズのラベル印刷をし、イラストやグラフィック画像を大量に印刷するような時にも1日単位で借りられることはメリットです。他にも途中解約を可能にしているメリットもあり、例えば2か月間の契約で借りたとしても1か月半で解約をしても解約料はゼロ円で済ませられます。逆にデメリットに感じてしまう内容には、希望する機種を借りることが難しいことや、リース契約とは異なり新品ではなく中古品になることもあげられます。短期利用ではトータル費用を安くできるものの、初期費用が掛かってしまうことや、月額利用料金が高めに設定されていることもデメリットになるのではないでしょうか。

まとめ

プリンター レンタルは、3年未満の利用であればお得に利用することができますが、月額利用料金と機種選定、専門会社側が用意しているサービスも含めて検討する必要性があります。突発的なイベントや大量の印刷物を発行するようなシーンでも便利に活用することができ、リースでは契約できないメリットを感じられます。中古品になることや導入できる機種が限定されるデメリットはあるものの、用途次第ではメリットの方が目立つプリンター レンタルです。